Cara Menggunakan E-mail

Pengertian E-Mail

Email (Electronic Mail) merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Apabila kita berkomunikasi menggunakan e-mail, maka kita mengetikkan pesan yang akan kita kirim pada program komputer yang khusus untuk keperluan ini misalnya Yahoo! Mail, Plasa, Outlook Express atau software lainnya.

Cara Kerja E-mail

Pada dasarnya email sama dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya. Pada saat email dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet, maka sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email, kepada siapa kita menulis email), maka email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Pemilik alamat email baru dapat mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya.

Untuk dapat menerima ataupun mengirimkan email, kita harus memiliki sebuah account pada suatu email server, yang berada pada sebuah Internet Service Provider (ISP). Hal ini dapat dianalogikan dengan alamat sebuah rumah. Pada surat biasa (snail mail) kita hanya dapat menerima surat apabila kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita dapat menerima di mana saja kita berada, asalkan tersambung dengan internet.

Anatomi Alamat Email

Apabila kita membaca alamat sebuah snail mail, maka kita dapat membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Alamat email terdiri dari dua bagian yaitu dipisahkan dengan tanda axon (@) misalnya alamat :

arifdeni@ukanjuruhan.ac.id

Di sebelah kiri @ disebut user name (arifdeni), yang menunjuk pada identitas pemilik alamat email. User name dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server. Bagian sebelah kanan @ (ukanjuruhan.ac.id) disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox. Domain name biasanya menunjukkan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account.

Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email

Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Hal ini terlihat jelas pada bentuk komunikasi yang dapat dilakukan dengan email. Bentuk komunikasi dengan email dibedakan menjadi 5 seperti berikut ini.

Point to Point

Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.

Carbon Copy / CC

Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.

Blind Carbon Copy / BCC

Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh pengirim, dapat melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Dengan cara ini user lain dapat langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut mengetahui bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain, yang biasanya digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express versi 5.01 bagian BCC baru dapat tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.

Mailing List

Dirubah sesuaikan dengan judul Mailing List à Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang dapat begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.